Geplaatst op
Stapels papier op je bureau, belangrijke documenten die je niet kunt vinden, en kasten vol mappen die steeds meer ruimte innemen. Herkenbaar? Documenten digitaliseren is de oplossing voor deze problemen. Maar hoe pak je dat aan? Deze gids legt stap voor stap uit hoe digitaliseren van documenten werkt.
Wat is documenten digitaliseren?
Documenten digitaliseren betekent dat je papieren documenten omzet naar digitale bestanden. Door documenten scannen kun je ze opslaan op je computer, makkelijk terugvinden en delen met anderen. Het bespaart ruimte, tijd en voorkomt verlies van belangrijke informatie.
Stap 1: Voorbereiding is het halve werk
Schoonmaken en ordenen
Begin met het sorteren van je documenten. Verwijder nietjes, paperclips en post-it briefjes. Deze kunnen de scanner beschadigen of zorgen voor slechte scankwaliteit.
Bepaal welke documenten belangrijk zijn om te bewaren. Oude garantiebewijzen van apparaten die je niet meer hebt, kunnen waarschijnlijk de prullenbak in.
Digitaliseren stappenplan maken
Maak een plan van aanpak. Begin bijvoorbeeld met de meest belangrijke documenten zoals contracten en facturen. Dit geeft je direct het grootste voordeel.
Stap 2: De juiste apparatuur kiezen
Verschillende soorten scanners
Er zijn verschillende opties om te documenten digitaliseren:
- Flatbed scanner: goed voor foto’s en dikke documenten, maar langzaam voor veel pagina’s
- Documentscanner met automatische invoer: ideaal voor veel losse vellen, snel en efficiënt
- Mobiele scanners: handig voor onderweg, maar minder geschikt voor grote hoeveelheden
Welke scanner kopen
Voor een klein kantoor is een documentscanner met automatische invoer vaak de beste keuze. Zorg dat deze OCR technologie heeft – dit maakt je documenten doorzoekbaar.
Stap 3: Het scanproces zelf
Kies de juiste instellingen
Scan tekstdocumenten op 300 DPI in zwart-wit. Voor documenten met afbeeldingen kies je kleur en mogelijk hogere resolutie. Gebruik PDF-formaat voor tekstdocumenten – dit houdt de kwaliteit goed.
Tips voor het scannen
Scan dubbelzijdige documenten in één keer als je scanner dit kan. Controleer regelmatig of de scankwaliteit goed is door een paar documenten te openen en te bekijken.
Stap 4: Digitaal archief maken en beheren
Organisatie is de sleutel
Maak een logische mappenstructuur op je computer. Bijvoorbeeld per jaar, per type document of per project. Gebruik duidelijke bestandsnamen zoals “factuur_leverancier_2024_01_15.pdf”.
Documentbeheer software gebruiken
Voor grotere hoeveelheden documenten is speciale documentbeheer software handig. Programs zoals M-Files of SharePoint helpen je documenten te organiseren en snel terug te vinden.
Voeg metadata toe aan documenten – zoals datum, onderwerp en belangrijkheid. Dit maakt zoeken later veel makkelijker.
Begin vandaag nog
Papieren archief digitaliseren lijkt misschien overweldigend, maar door het stap voor stap aan te pakken wordt het een haalbare klus. Start klein met de belangrijkste documenten en breid daarna uit.
Gerelateerde berichten
Waarom goede boekhouding essentieel is voor elke zzp’er
Als zzp’er weet je het waarschijnlijk: de administratie zzp voelt vaak als een vervelende last. Stapels bonnetjes, facturen die je moet maken...